BAGAIMANA MENGHAPUS SILO DI INTERNAL PERUSAHAAN?

Mentalitas silo, menurut kamus bisnis, adalah sebuah kecenderungan mental ketika beberapa departemen atau sektor tertentu tidak bersedia atau cenderung tertutup untuk berbagi informasi dengan departemen lain di perusahaan yang sama. Kecenderungan ini akan mengurangi efisiensi dalam proses bisnis keseluruhan, mengurangi nilai-nilai moral, dan berpotensi mematikan produktifitas karyawan dan bisnis secara umum.

Di dunia bisnis, manajemen mengelola sumber dayanya berdasarkan aturan, regulasi, serta struktur organisasi yang telah ditentukan. Bisnis berskala besar cenderung memiliki  banyak aturan, regulasi dalam struktur organisasi perusahaan yang rumit. Pada lingkungan yang demikian, biasanya manajemen akan mengatur sumber daya secara formal, memastikan bahwa semua aturan dan formalitas dipatuhi dengan baik. Departemen dan karyawan akan mendapat tekanan untuk selalu patuh pada aturan dan formalitas. Sebaliknya, perusahaan yang memiliki struktur organisasi yang lebih flat, tidak banyak formalitas, dan dengan peraturan yang tegas namun sederhana, karyawannya akan merasa nyaman dalam budaya kerja yang fleksibel.

Menurut anda, jenis perusahaan manakah yang memiliki kecenderungan menimbulkan silo? Tentu saja, perusahaan dengan banyak aturan rumit dan regulasi tertutup, yang masing-masing departemennya membuat pagar berduri agar departemen lain tidak mencampuri urusan internalnya, akan menjadi lahan yang subur bagi silo-silo bisnis.

Silo dalam organisasi jelas menjadi ancaman bagi produktifitas dan program perbaikan yang dijalankan. Untuk menjadi perusahaan yang terus berkembang dan memperbaiki, seluruh departemen dan manajemen harus mampu bekerja bersama dalam mencapai target, dengan shared value yang sama. Seluruh sendi organisasi harus bergerak dengan sinkron menuju satu arah yang menjadi tujuan bersama.

Walaupun kecenderungan silo selalu ada di perusahaan, silo sangat mungkin dihilangkan. Semua berawal dari komitmen manajemen atas untuk mempersatukan departemen-departemen dibawahnya. Adakah cara-cara yang efektif untuk melakukannya? Simak pembahasan berikut:

Apa Itu Silo?

Silo adalah istilah bisnis yang telah banyak digunakan dan didiskusikan oleh banyak pelaku bisnis selama 30 tahun terakhir. Tidak seperti banyak istilah manajemen lainnya, kecenderungan terjadinya silo dalam bisnis ini menjadi salah satu masalah yang belum hilang selama bertahun-tahun.

Mentalitas silo dapat terjadi ketika sebuah tim atau departemen berbagi tugas umum tapi berdasarkan pada kekuasaan dan status dari kelompok mereka. Mereka cenderung enggan berbagi sumber daya dan ide dari departemen atau bagian lain. Mereka menyelesaikan permasalahan dengan solusi yang mereka kembangkan sendiri. Padahal, berbagai masalah yang mereka hadapi seringkali saling berkaitan dengan kinerja dan masalah di departemen lain.

Jika terjadi silo, kolaborasi antar departemen dan tim menjadi terbatas. Transfer informasi dan pengetahuan antar divisi akan terhambat, padahal informasi dan pengetahuan yang dimiliki sebuah divisi bisa jadi krusial bagi divisi lain. Karyawan yang berada dalam satu departemen cenderung mengalami stagnasi pengetahuan dan pola pikir, karena kesempatan untuk mengembangkan diri dengan berinteraksi dengan departemen lain sangat terbatas. Kondisi seperti ini akan sangat merugikan bisnis secara keseluruhan. Karena itulah, menghapus dan mencegah silo menjadi sesuatu yang mendesak dan penting.

Bagaimana Menghapus dan Menghindari Silo?

Peran Pemimpin

Para pemimpin dan eksekutif bisnis bertanggung jawab penuh terhadap pembentukan mentalitas silo dalam bisnis mereka. Sebagai pemimpin, mereka menetapkan irama dan mengatur nilai-nilai sebagai budaya bisnis. Mereka  memberikan persetujuan kepada karyawan yang berusaha melindungi teritori mereka. Para pemimpin eksekutif dan manajer ini bisa memperkuat silo dalam budaya bisnis nya dengan “all-or-nothing management style” atau mempromosikan kolaborasi dengan sebuah gaya manajemen yang inklusif.

Manajemen Perilaku

Ada beberapa sumber mentalitas silo yang mempengaruhi budaya bisnis. Salah satunya seperti ini: seorang karyawan yang direkrut dan ditugaskan untuk menjalankan fungsi bisnis tertentu, misalnya sales dan marketing, akan melakukan pendekatan kerja dengan mentalitas seorang sales dan marketing, dan tidak mencoba pendekatan lain dalam bekerja. Kasus lain, karyawan secara tidak sadar membangun mentalitas silo ketika bekerja bersama atasan dan senior, atau berpikir bahwa segala hal yang tidak berkaitan dengan departemennya bukanlah tanggung jawab mereka. Silo juga bisa terjadi ketika karyawan masuk dengan membawa keahlian tertentu yang telah menjadi bidangnya selama bertahun-tahun, dan menganggap bidang lain sebagai area diluar pekerjaannya.

Struktur Organisasi

Struktur dari bisnis dan aktifitas karyawan dalam membangun hubungan dengan karyawan lain dapat menumbuhkan mentalitas silo. Jika manajemen dan eksekutif di perusahaan membentuk organisasi menjadi fungsi-fungsi bisnis yang terdedikasi, dan tidak mengadakan pertemuan, sesi pelatihan, sesi perencanaan kebijakan bersama yang mengumpulkan semua departemen dalam satu lingkaran, mereka akan terkotak-kotak dalam peran dan berpotensi menimbulkan pemikiran yang tertutup.

Menurut Vijay Govindarajan, seorang penulis dari Harvard Business Review Blog Network, pelanggan, kompetitor, regulasi pemerintah dan kecanggihan teknologi bisa mendorong budaya bisnis mengubah mentalitas silo yang ada di dalamnya. Walaupun demikian, perubahan harus tetap didorong oleh para ekskeutif di perusahaan. Merekalah yang harus merencanakan strategi untuk membangun tim dan membagi informasi dan membantu karyawan berpikir lebih global. Karyawan juga butuh motivasi untuk bekerja bersama, misalnya, mengerjakan proyek bersama yang menawarkan penghargaan finansial untuk kolaborasi inter-departemen.***

Adaptasi dari: Azcentral.com/Karen S. Johnson.

disadur dari www.shiftindonesia.com